1. Autorización: Manifestación emitida por el titular de los datos personales, que puede ser expresa o a través de conductas inequívocas, con el fin de legitimar el tratamiento de los mismos. La autorización debe otorgarse a través de consentimiento informado, asegurando que el titular conoce todos los usos para los cuales será empleada la información que suministre.
2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, con el fin de informar al titular de los datos sobre la aplicación de la política de tratamiento de información instaurada en la organización.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales. Las disposiciones sobre Protección y Tratamiento de Datos no serán aplicables en caso de bases para uso doméstico.
4. Dato Personal: es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato Personal Privado: Información que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el Titular.
6. Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos relacionados con origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, y datos biométricos.
7. Dato Público: Información que no es privada, semiprivada ni sensible. Incluye datos relacionados con el estado civil, profesión u oficio, y aquellos que reposan en registros públicos.
8. Dato Personal Semiprivado: Información que no es de naturaleza íntima ni pública, pero cuyo conocimiento puede interesar tanto al Titular como a un sector o grupo de personas, como los datos sobre obligaciones financieras o relaciones con entidades de seguridad social.
9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, designada por el responsable para realizar el tratamiento de los datos.
10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que define la forma de ejecutar el tratamiento de los datos personales y la administración de la base de datos.
11. Titular de los Datos o Titular: Persona natural cuyos datos serán objeto de tratamiento.
12. Tratamiento de Datos: Operación relacionada con la recolección, uso, consulta, almacenamiento, actualización, circulación y supresión de los datos.
13. Transferencia: Envío de información o de datos personales por parte del responsable o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, a un receptor que también es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
14. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia, con el fin de que el encargado realice el tratamiento en nombre del responsable.

Los principios establecidos a continuación constituyen los lineamientos generales que serán respetados por LEGAMIO S.A.S. en los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y Tratamiento de Datos Personales:

1. Principio de Legalidad: El Tratamiento de Datos se realizará conforme a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y las normas concordantes aplicables.
2. Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos obedecerá a una finalidad legítima, informada previamente al Titular y acorde con la normatividad vigente.
3. Principio de Libertad: El tratamiento de los datos solo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización o en ausencia de un mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho de los Titulares a obtener del responsable o del encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que les conciernen.
6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos recolectados serán utilizados de manera restringida conforme a la finalidad inicialmente enunciada. No serán revelados a terceros ni desviados de su uso inicial sin la autorización previa del Titular.
7. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el encargado o responsable se manejará con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para asegurar los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de Confidencialidad: Se garantiza la reserva de la información suministrada por los Titulares. Los datos personales solo podrán ser comunicados para cumplir con la finalidad inicialmente comunicada y autorizada por el Titular.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, el Titular de la información tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LEGAMIO S.A.S. Este derecho se puede ejercer, entre otros, respecto a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LEGAMIO S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento, salvo en aquellos casos en que expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, conforme a lo previsto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
3. Ser informado por LEGAMIO S.A.S., previa solicitud, acerca del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, una vez agotado el trámite de consulta y/o reclamo ante LEGAMIO S.A.S.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

LEGAMIO S.A.S., en su calidad de responsable del Tratamiento de Datos personales, deberá cumplir con las disposiciones de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, para garantizar el adecuado uso de los datos recolectados y almacenados. Los deberes del responsable del tratamiento incluyen:

1. Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data en todo momento.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular, conforme al procedimiento establecido para este propósito.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos suministrados previamente, y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al encargado del tratamiento.
8. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables.
9. Informar al titular, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
10. Informar a la autoridad de protección de datos en caso de violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información de los titulares.
11. Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. Ejecutar los demás deberes establecidos por ley en relación con la protección de datos personales.

LEGAMIO S.A.S. recolecta información personal de sus usuarios y empleados mediante diferentes métodos, según la naturaleza de la relación con el Titular. Las formas de recolección de datos incluyen:

1. Recolección de datos de Usuario
   • Acceso a la plataforma, mediante la creación de un usuario y contraseña.
   • Navegación en páginas web de la compañía.
   • Intercambio de correos electrónicos con la compañía.
   • Llamadas telefónicas para soporte o consultas.
   • Almacenamiento automático de datos de los usuarios que acceden a la plataforma de LEGAMIO S.A.S., mediante el uso de cookies.
   • Transmisión o transferencia de datos por parte de aliados estratégicos debidamente autorizados.

1. Recolección de datos de Trabajadores o Candidatos
   • Hojas de vida de candidatos y empleados.
   • Contratos de trabajo o prestación de servicios firmados con la compañía.
   • Entrevistas de trabajo realizadas a los candidatos.
   • Formatos de afiliación a entidades del Sistema de Seguridad Social.

El Tratamiento de Datos personales por parte de LEGAMIO S.A.S. requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. En todo momento, el responsable dejará constancia de la autorización otorgada por el Titular, mediante los medios idóneos que garanticen que la misma fue otorgada de manera expresa, libre, previa e informada. Esto incluye autorizaciones por escrito, en medios electrónicos o al aceptar términos y condiciones de servicio y/o producto, el aviso de privacidad correspondiente que soporta el Tratamiento de Datos personales o cualquier otro mecanismo que permita acreditar y demostrar un registro, acceso o vinculación a servicios y/o productos de LEGAMIO S.A.S.

El Titular está obligado a aceptar la Política de la Compañía:

1. Antes de empezar a usar por primera vez la plataforma, el portal web y/o la aplicación móvil, y
2. Cada vez que la compañía realice una modificación de la política.

El Titular no podrá acceder a la plataforma, portal web o a la aplicación móvil hasta tanto no haya dado su consentimiento libre, previo y expreso a la política.

Es responsabilidad del Titular de los datos personales leer, entender y aceptar el contenido de esta política de Tratamiento de Datos. LEGAMIO S.A.S. entiende que el Titular, al utilizar el portal web y/o la aplicación móvil:

1. Ha dedicado el tiempo necesario para leer y comprender el contenido de esta política.
2. Al haber leído y entendido su contenido, está de acuerdo con ella y ha otorgado su consentimiento libre y expreso.

Cualquier duda relacionada con esta política o con la forma en que la compañía la implementa podrá ser resuelta a través del correo electrónico de contacto de LEGAMIO S.A.S.: info@legamio.com.

LEGAMIO S.A.S. recolecta y trata los datos personales de los Titulares con las siguientes finalidades:

1. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de LEGAMIO S.A.S.
2. Crear y administrar la cuenta del usuario en la plataforma.
3. Realizar procesos internos de la empresa para desarrollo operativo y/o administración de sistemas.
4. Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento necesario de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, para así brindar productos y servicios adecuados.
5. Enviar información sobre novedades, noticias, boletines, foros educativos, publicidad o marketing y ventas a distancia, utilizando medios como correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), y otros.
6. Realizar encuestas de satisfacción para evaluar el servicio y atención a través de los canales dispuestos.
7. Gestionar solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios o terceros y direccionarlos a las áreas responsables para emitir respuestas adecuadas.
8. Conservar la información por los plazos establecidos en la ley, especialmente respecto a la información en los libros y papeles del comerciante, que debe almacenarse por un período de diez (10) años, conforme al artículo 962 de 2005.
9. Remitir información a los encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de LEGAMIO S.A.S.
10. Desarrollar estudios internos sobre los intereses, el comportamiento y la demografía de los usuarios, con el fin de entender mejor sus necesidades y mejorar los servicios.
11. Realizar una calificación del servicio y autorizar la actualización de información publicada mediante moderación de contenido, la cual puede ser eliminada o modificada por LEGAMIO S.A.S.
12. Enviar información o mensajes sobre nuevos productos y/o servicios, mostrar publicidad, promociones o banners de interés para los usuarios, así como noticias sobre LEGAMIO. El usuario puede solicitar en cualquier momento su exclusión de las listas de envío de información publicitaria.
13. Compartir la información protegida con empresas de servicios o de outsourcing que, en calidad de encargados del tratamiento, contribuyan a mejorar o facilitar las operaciones de LEGAMIO S.A.S.

En desarrollo del Principio de Seguridad establecido en la normatividad vigente y de conformidad con las obligaciones legales que LEGAMIO tiene como Responsable del Tratamiento, se adoptarán las medidas tecnológicas, operativas y administrativas que sean necesarias para dar seguridad a los registros e información protegida de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Se informa a los titulares de la información que LEGAMIO S.A.S. utiliza estrictos procedimientos de seguridad para garantizar la integridad, confidencialidad y seguridad de la información y de los datos personales suministrados por el Titular, tales como, pero sin limitarse a encriptación de alto grado, restricción de acceso a la información únicamente por personal autorizado, prácticas de desarrollo seguro de software, los cuales evitan su alteración y tratamiento o acceso no autorizado, entre otros.

LEGAMIO S.A.S. implementará medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance, dentro de las cuales se encuentran las obligaciones contractuales de privacidad y confidencialidad en cabeza de los empleados, contratistas y proveedores de LEGAMIO, el uso de herramientas tecnológicas de seguridad e implementación de prácticas de seguridad, entre otros. Con todo, el Titular reconoce que no existe un método que sea totalmente seguro, por lo cual no se puede garantizar la seguridad absoluta. En estos términos, el Titular acepta esta forma de protección, declarando que la considera suficiente para todos los propósitos.

LEGAMIO S.A.S. no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presenten las excepciones contempladas en la ley.

No se permitirá el Tratamiento de Datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

El acceso, circulación y Tratamiento de Datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo con lo establecido por la normatividad vigente.

LEGAMIO S.A.S. procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de la plataforma es solo para mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años quieran usar el servicio, deberán contar con la autorización expresa por parte de su representante legal.

11.1. Consultas

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos administrada por LEGAMIO S.A.S. En consecuencia, el Responsable garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales, LEGAMIO S.A.S. garantiza la habilitación de canales de comunicación que permitan recibir y atender oportunamente las consultas, entre estos una línea de atención nacional, un mecanismo de contacto electrónico, como lo es su portal web, correo electrónico de servicio al cliente, conforme se determina en la política de Tratamiento de Datos personales y otros que considere importantes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos del retraso y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El documento presentado deberá incluir como mínimo la siguiente información:

• Nombre del Titular o causahabiente, acompañado de una copia simple del documento que acredite su calidad de tal.
• Petición clara referente a la información a la cual desea acceder para consulta.
• Dirección de notificaciones (física o electrónica).

11.2. Reclamos

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Presentación del reclamo: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LEGAMIO S.A.S., como mínimo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación.
2. Reclamo incompleto: Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. Registro del reclamo: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. Término para resolver el reclamo: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El documento presentado deberá incluir como mínimo la siguiente información:

• Nombre del Titular o causahabiente, acompañado de una copia simple del documento que acredite su calidad de tal.
• Petición clara referente a la información a la cual desea acceder para consulta.
• Dirección de notificaciones (física o electrónica).

11.3. Revocatoria de la Autorización y/o Supresión del Dato

El Titular podrá revocar la autorización en cualquier tiempo, siempre y cuando no medie disposición legal o contractual en contrario. Para lo anterior, debe aplicarse el mismo procedimiento de reclamos establecido en el numeral 10.2 del presente manual. Si vencido el término legal respectivo y descrito en el numeral 10.2, LEGAMIO S.A.S., no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará la disposición descrita en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

Se podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del Titular del dato.

Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.

Si se llegase a tratar de transmisiones o transferencias internacionales se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:

1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

El responsable del Tratamiento de la Información será Legamio S.A.S.  

• NIT: 901.361.765-2
• Área responsable: Gerencia
• Dirección de correo electrónico: info@legamio.com
• Dirección física: Carrera 12 No. 84ª-12 Oficina 502 Bogotá.
• Número de teléfono: 6019054786

Todas las consultas y reclamos pueden ser enviadas a alguna de estas direcciones, en donde se adoptarán mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

La presente política de Tratamiento de Datos personales de LEGAMIO S.A.S. rige a partir de su publicación.

Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de LEGAMIO S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las necesidades expuestas en esta política o para que la empresa pueda cumplir con sus deberes legales.