Cuando se tiene la necesidad de comprar de manera continuada un determinado producto, sea para consumirlo, procesarlo o para distribuirlo, hay varios puntos de importancia que se deben considerar.
1. Lo primero es pensar si el producto es un género que solo se identifica por su cantidad y calidad o si es de los que se identifica por su marca y presentación.
Aunque pueden existir un sinnúmero de variaciones y situaciones, normalmente los suministros son de lo que se llama géneros, es decir, bienes que no se individualizan sino que son intercambiables unos por otros, como lo puede ser materiales de construcción, leche cruda o productos a granel, detergentes, jabones y productos de aseo en general.
Algunos de esos productos se identifican solo por su calidad y cantidad, pues no tienen otra identificación, como es el caso de materiales de construcción o leche cruda o frijol vendido a granel. Otros productos ya se encuentran terminados y se identifican por su marca y presentación como pueden ser jabones, detergentes, galletas empacadas, que siendo intercambiables se identifican de esta manera.
2. Si el suministro es de géneros que se identifican por su calidad y cantidad debes definir la norma de calidad.
Cuando el suministro es de géneros que solo se identifican por su calidad y cantidad, la única forma de determinar si se ha cumplido
es con una norma de calidad establecida en el contrato. La ley establece que si no se determina la calidad, se tiene como norma la calidad media, lo cual es muy impreciso. Por eso se debe establecer la norma de calidad y la consecuencia de que no se cumpla.
Por ejemplo, si se tratara de leche cruda se regulan factores la acidez, la temperatura o el contenido de grasa. Si se tratara de carbón se regula el poder calorífico, el contenido de ceniza y otros factores. En el contrato se debe incluir esa norma y la consecuencia de que no se cumpla.
Lo usual es establecer rangos de tolerancia para los factores de calidad y castigos en precio por incumplirlos o inclusive premios si se superan. Solo cuando la desviación es muy grande, se rechaza el producto. Esto debe quedar en el contrato, junto con el mecanismo para tomar muestras y verificar la calidad.
3. Se debe pensar en la periodicidad de los suministros, las cantidades, precios y plazos de pago.
Si el suministro es para consumo o para procesar el género, se debe regular el procedimiento de realizar pedidos a menos que se establezcan cantidades fijas de tiempo en tiempo, lo mismo que las tolerancias en las cantidades entregadas pues normalmente no se entrega la cantidad exacta. Igualmente se deben establecer los precios y tiempos de pago.
Si el contrato es de suministro para distribución, que normalmente es de los géneros que se identifican por marca y presentación, se debe regular por escrito, entre otros, los siguientes puntos:
a. El descuento sobre el precio de lista que tendrá el distribuidor;
b. Si el distribuidor tendrá un territorio delimitado o no;
c. Si el distribuidor será exclusivo de la marca o podrá distribuir varias marcas;
d. Si el distribuidor atenderá un solo canal o varios (tienda a tienda, grandes superficies, o mayoristas);
e. Si se exigirán mínimos de desempeño al distribuidor;
f. Cantidades mínimas, precios y plazos de pago;
g. Procedimientos para pedidos y entregas
h. Si se otorgará crédito al distribuidor.
4. Siempre debes formalizar el contrato de suministro.
Con un buen contrato de suministro quedarás legalmente protegido en los términos que se acuerden y eso te dará mucha tranquilidad.
Si quieres crear tu contrato de suministro a la medida de tus necesidades, perfectamente ajustado a tu negocio, ve aLegamio.com.co, busca la opción suministro y sigue las instrucciones.